fbpx

Як обрати програмне забезпечення для юридичної компанії?

Як вибрати програмне забезпечення для вашої юридичної компанії? 6 основних кроків на шляху до покупки програмного забезпечення для бізнесу та 10 ключових характеристик для юридичної фірми

icon Прочитати статтю

За даними Gartner, витрати на юридичні технології потрояться до 2025 року. Експерти кажуть, що однією із причин такого зростання є збільшення навантаження на юридичні процеси через пандемію. Дедалі більше юридичних фірм автоматизують бізнес, оскільки це допомагає поліпшити робочий процес. Однак у 90% випадків виникають труднощі з вибором програмного забезпечення управління бізнесом. Часто вони виникають через те, що компанії не мають стратегії прийняття рішень, проте вони дотримуються рекомендацій третіх осіб. Це призводить до проблем, наприклад, несумісності програмного забезпечення з корпоративною IT-інфраструктурою. Як діяти, щоб уникнути невдачі?

Наша команда підготувала 6-кроковий план купівлі програмного забезпечення для бізнесу. Читайте нижче:

КРОК 1. Визначте свої проблеми – Чому це так важливо?
КРОК 2. Визначте ваші вимоги до програмного забезпечення – Основні фактори при виборі програмного забезпечення
КРОК 3. Визначте свої можливості – Хто на сьогоднішньому ринку відповідає вашим вимогам?
КРОК 4. Від довгого до короткого списку – Як скоротити список до 5 пунктів?
КРОК 5. Переговори щодо найкращої угоди – залучіть колег.
КРОК 6. Купівля нового програмного забезпечення – Які умови співпраці найбільш вигідні?

У кінці ми також додали контрольний список для купівлі програмного забезпечення.

6 важливих кроків до придбання програмного забезпечення для бізнесу

КРОК 1. Визначте свої проблеми

Головне питання: яку проблему вашого бізнесу має вирішити програмне забезпечення?

Перше, що має зробити ваша юридична фірма перед вибором ПЗ, – об’єктивно поглянути на ситуацію. Проаналізуйте поточний робочий процес разом із вашою командою, обговоріть ефективність та навантаження на персонал.

7 із 10 європейських та американських юристів впроваджують технології для усунення складнощів роботи з великими базами даних та підвищення продуктивності. Згідно зі звітом “Юридичний ринок 2020”, 70% компаній хочуть спростити ручний документообіг.

Специфікація вимог до програмного забезпечення та вартість розробки залежать від того, які процеси необхідно автоматизувати.

КРОК 2. Визначте ваші вимоги до програмного забезпечення

Головне питання: як, коли та ким використовуватиметься програмне забезпечення у вашій компанії?

На сучасному цифровому ринку бізнес-рішень існують сотні програм із різними технічними характеристиками для розв’язання вашої проблеми. Але це не означає, що всі вони відповідають вашим вимогам.

Основними факторами при виборі програмного забезпечення є:

  • Функції: Основні (найважливіші), Умовні (цінні, але не пріоритетні), Додаткові (корисні, але необов’язкові).
  • Тип програми: Коробкова чи індивідуальна, що визначає її вартість (впровадження чи розробка + впровадження).
  • Кількість користувачів, якщо потребує облікового запису для кожного співробітника.
  • Сумісність із корпоративними програмами, що використовуються в компанії.
  • Можливість інтеграції зі сторонніми платформами та маркетинговими інструментами.
  • Простота використання у команді та можливість розмежування доступу для співробітників.
  • Можливість масштабування в міру зростання обсягів даних та кількості користувачів.

КРОК 3. Визначте свої можливості

Головне питання: хто на сьогоднішньому ринку відповідає вашим вимогам?

Перехід до цього етапу процесу вибору означає, що ви визначили проблему та вимоги до нового програмного забезпечення. Це звузить коло відповідних юридичних технологій більш ніж на 50%. Після цього ваше завдання – скласти список програмного забезпечення, яке відповідатиме всім вимогам та специфікаціям, встановленим на попередньому етапі.

Глибокий моніторинг ринку допоможе зробити вибір. В результаті у вас буде список із 10-20 готових продуктів зі схожими характеристиками програмного забезпечення. Але також може виникнути ситуація, коли будь-яке рішення не буде відповідати всім вашим очікуванням. У цьому випадку вам краще додати до свого списку IT-компанії, які розробляють індивідуальні цифрові рішення з нуля. Ми вже писали статтю про вибір між готовими рішеннями та програмним забезпеченням, розробленим на замовлення.

КРОК 4. Від довгого до короткого списку

Головне питання: хто заслуговує бути у ТОП-5 вашої компанії?

Ви можете звузити список, складений раніше, різними способами:

  • Перегляньте портфоліо постачальників і виберіть рішення, які допомогли бізнесу з вашої ніші досягти найвищих результатів;
  • Зв’яжіться з постачальниками та особисто з’ясуйте деталі співпраці;
  • Перевірте відгуки клієнтів, зацікавлених у розв’язанні тих самих проблем, що й ваші.

На цьому етапі ваш список зменшиться до 5 пунктів. Однак не варто думати, що найскладніше вже зроблено: тепер ви повинні визначитися з вибором програмного забезпечення.

КРОК 5. Переговори щодо найкращої угоди

Головне питання: кому ви можете довірити свій бізнес

Наступний крок – найважливіший і найскладніший у процесі вибору програмного забезпечення. Розуміння того, що розвиток бізнесу залежить від вашого рішення, може вас демотивувати. Зверніться за підтримкою до своєї команди, особливо до юридичних фахівців вашої фірми, які працюватимуть із програмним забезпеченням.

У процесі вибору та ухвалення рішення ви можете залучити всіх співробітників, на яких вплине покупка:

  • відділ інформаційних технологій, який його використовуватиме;
  • фінансовий відділ, який виділяє гроші на покупку;
  • відділ управління, який контролює всі робочі процеси та проєкти.

Погодьте свій вибір і тільки після цього укладайте угоду.

КРОК 6. Купівля нового програмного забезпечення

Головне питання: На яких умовах найвигідніше співпрацювати?

Це найпростіший крок: рішення ви вже ухвалили, залишилося лише укласти договір з обраною компанією. Але навіть якщо ви уточнили всі деталі на етапі вибору, можуть виникнути непередбачені обставини. Наприклад, може змінитися дата впровадження програмного забезпечення.

Не нехтуйте попередньою консультацією: це шанс уточнити важливі нюанси, про які замовники часто забувають запитати. Наприклад, відповідальність підрядника, знижки на ліцензію за щорічну оплату, подальше обслуговування та інші важливі моменти.

Чекліст для купівлі програмного забезпечення

10 ключових характеристик для юридичної компанії

  1. Управління проєктами: планування завдань, контроль виконання, бюджету та часу кожного проєкту, а також нагадування про майбутні терміни.
  2. Звітність та аналітика: створення звітів у режимі реального часу, аналітика дотримання стандартів та інформація для прийняття рішень.
  3. Хронологія: ведення історії справ та листування у хронологічному порядку.
  4. Виставлення рахунків та інвойсів: налаштування шаблонів та планів інвойсів, відправка інвойсів онлайн, контроль погодинних рахунків.
  5. Управління документами: організація та обмін документами, відстеження метаданих, створення позовів із використанням шаблонів з автоматичною заміною даних.
  6. Хмарне зберігання: Зберігання документів у хмарі для забезпечення конфіденційності та відповідності вимогам.
  7. API: Інтеграція зі сторонніми бізнес-платформами для управління юридичними документами.
  8. Автоматизація процесів: автоматичний розподіл заявок, позовів та справ між юристами із встановленням нормативних термінів.
  9. Управління контактами: зберігання всіх контактів клієнтів та контрагентів в одному місці, зв’язок різними каналами.
  10. Облік: синхронізація із бухгалтерськими системами, експорт звітів.

За даними дослідження Mitratech, у 2021 році юристи інвестують у наступні галузі Legal Tech: 44% – управління договорами, 42% – управління справами та 37% – управління ризиками та дотриманням вимог. Якщо вам потрібна автоматизація процесів, обирайте програмне забезпечення з відповідними характеристиками та підвищуйте свою ефективність!

Вам було цікаво?Поділіться статтею з друзями та колегами!

НАДІСЛАТИ ЗАПИТ

The Complete Guide for Decision-Makers
Web Application Development Process
Learn more